ビジネスマナーの中でも接客は難しいものですが、約束の無い突然の来客への対応は、どのようにするべきでしょうか。ほとんどの場合、事前に約束を取り付けてから訪問してくることが多く、接客は担当者への取次ぎだけで済みます。しかし、担当者が不在の場合には、臨機応変な対応が求められます。
来客があった場合、まずはお客様に「いらっしゃいませ」の挨拶をすることは、ビジネスマナーの基本ですから、誰でもできるでしょう。それから、お客様に用件を伺います。担当者との取次ぎを希望される場合には、お約束を交わされているか、確認をしましょう。約束が無い突然の訪問の場合、担当者がいればよいのですが、不在や対応ができない場合には、接客に失礼が無いように対応しなければなりません。
まずは、ビジネスマナーの基本である丁寧語で、「せっかくお立ち寄りいただきましたのに」など、まくら言葉を上手く利用して、柔らかく謝罪します。そして、お客様に、担当者が不在で希望に添えない旨を伝えます。更に対応策として、別の者で対応可能か、伝言を残すか、などの提案をします。伝言を承る場合には、正確に内容を聞き、確実に担当者に伝えましょう。
例え、約束の無い飛び込みの訪問客でも、接客は重要です。確認作業と、お客様の希望に添えなかった場合の丁寧な謝罪、代替案の提示など、迅速にこなす必要があります。担当者の在、不在の確認や、代わりの対応者を手配する間、お客様をお待たせしてしまうことになります。お詫びをし、なるべく早く作業を終えるようにするとともに、時間が掛かる場合には、一時的にお座りいただいて、お茶を出すなどの配慮も大切なビジネスマナーです。
