印象の良いビジネス文書を書くには、私信と違って、ビジネスマナーの知識が必要です。ビジネスマナーを心得ない手紙では、差し出した本人だけでなく、会社の印象まで悪くしてしまうことがあります。最低限の礼儀として、悪印象を与えるような手紙は作成しないように注意しましょう。
社外に宛てた手紙の場合、受け取った人は、まず、宛名を目にします。第一印象を与える大切な要素ですから、ビジネスマナーに沿った、美しい宛名を作成しましょう。ビジネスレターの宛名は、一般的に縦書きとします。住所などの数字は、一、二、などの漢数字を用いましょう。
受取人の役職名や氏名は、決して間違えないように、必ず複数回、見直しましょう。名前を間違えては、素晴らしいビジネスマナーを用いた手紙も、台無しです。ビジネスマナー以前の礼儀として、あってはならない間違いです。敬称にも注意し、部署宛など不特定に向けて送る場合には、御中を用います。
手紙の文中の言葉遣いには、誰もが注意を払うでしょう。丁寧な印象を与えようと、気を使いすぎて、接頭語の「ご」や「お」を多用すると、不自然な文章となることがあります。
また、先方を指す場合に、「あなた」や「そちらの会社」などとは言わずに、「貴社長」や「御社」を用います。書き手側には、「当社社長」や「弊社」という言葉があります。
手紙には作成日を必ず記載しておくことや、送り手の社名、住所、電話番号、部署名、氏名を表記するのもビジネスマナーです。
最後に、手紙を差し出す前には繰り返し見直すことと、慣れないうちは、先輩などに確認してもらうと安心です。