社会人として身に付けておきたいビジネスマナーのひとつに、手紙の書き方があります。ビジネスで用いる手紙には、挨拶状、案内状、礼状、詫び状などを作成する機会が多くなります。用件や気持ちが正しく伝わるだけでなく、ビジネスマナーに沿った手紙を作成することが必要です。
どのようなビジネス文書にも共通する、基本的な手紙の書き方としては、まず、右上に作成日を入れます。次に、相手方の、その後に、送り手の社名、住所、電話番号、部署名、氏名を入れます。
手紙の種類によって、文章の内容や書式が異なりますが、頭語と結語にも心を配りましょう。謹啓を頭語に用いたら、結語は敬白で締めるなどの決まりがあります。更に、宛名の書き方もビジネスマナーに反しないよう、書き方を知っておきましょう。
手紙の書き方のフォーマットがある企業も多く、ビジネスマナーの知識が無くても、書くことはできるでしょう。しかし、礼状や詫び状など、心に響く手紙を書くには、フォーマットに沿って書いただけでは足りないこともあります。自分の気持ちを表現し、効果の高い手紙を書くには、ビジネスマナーが必要となるでしょう。
手紙の内容だけでなく、読みやすさ、分かり易さも、ビジネス文書では重要な要素です。また、最近では手書きよりも、パソコンを使用した手紙の作成が多いようですが、その際には、手書きのサインや捺印をすることが好ましいでしょう。
手紙の書き方だけを知っていても、ビジネスマナーとしては十分とは言えないでしょう。特に詫び状の出し方には、細心の注意を払う必要があります。まずは取り急ぎ、電話にてお詫びをし、更に詫び状を送付します。
